Las 5 mejores herramientas para programar citas en tu negocio

Las herramientas para programar citas son una solución fantástica para tu negocio, llenas de ventajas que harán tu vida más fácil y tu negocio más top.

¿Qué es un software de gestión de citas?

Es una aplicación que permite a los clientes reservar cita directamente en el sitio web de una empresa o mediante un enlace a la página de reserva.

No es necesario perder tiempo haciendo una cita por correo electrónico o por teléfono, porque es similar a tener un asistente virtual.

Reservar citas con una herramienta es más eficiente, porque los clientes pueden elegir entre fechas y horas disponibles, también se puede cambiar la cita o cancelarla sin tener que contactar con servicio al cliente.

Con un sistema de citas previas online es más sencillo ponerse en contacto con tu negocio, te permite mejorar tu relación con los clientes y aumentar tu volumen de negocio.

Funciones de un programa para agendar citas

Utilizar una herramienta para agendar citas puede ayudar a tu negocio a optimizar procesos, aunque en sí las funcionalidades varían de un proveedor a otros, la mayoría coincide en las funciones básicas.

Reservar cita

La función principal es pedir citas, gracias a un widget en tu página web o mediante un enlace específico que puedes usar en diferentes plataformas (por ejemplo, en las redes sociales).

Cuando los clientes hacen clic, se abre un calendario virtual en el que pueden elegir una de las fechas y horas disponibles. Una vez elegidas, reciben una confirmación de la cita. Esto siempre es más fácil que hacerlo por email, SMS, WhatsApp o teléfono.

Sincronización con tu calendario

Ya debes tener un calendario donde anotar tus citas y fechas importantes. Si te tocara hacer esto a mano tardarías horas, por eso la mayoría de herramientas ofrece integraciones que permiten sincronizarlas con el calendario de Google o el de Outlook que siempre utilizas.

Organización de reuniones

Además de reservar la cita es importante saber cómo vas a llevar a cabo la reunión con el cliente. Por eso, muchos sistemas de cita previa te permiten celebrar reuniones online directamente en su plataforma.

Y lo hacen por medio de integraciones, por ejemplo, con Microsoft Teams o Google Chat, o a través de una herramienta de videoconferencia integrada.

Esta funcionalidad puede ser útil para presentar una demo del producto, asesorar a tus clientes en tiempo real, etc.

Envío de recordatorios

Para planificar con eficacia tu trabajo, debes asegurarte de que tus clientes se presenten en la fecha y hora acordadas.

Los recordatorios automáticos por email o SMS están para eso, para evitar que tus clientes falten a las citas. Muchos sistemas de gestión de citas en la nube también permiten cambiar o cancelar las citas con un solo clic, lo que reduce las cancelaciones de última hora.

 Ventajas de un software para agendar citas

Cuando decides utilizar una aplicación para reservar citas para tus clientes tu vida se hace mucho más fácil. Si decides implementar el software para agendar citas, vas a disfrutar de algunas ventajas como:

Ahorrar tiempo

Sin tener el módulo de reservas, los clientes que quieran una cita tendrán que llamar por teléfono o enviar un email a tu empresa.

Además, a la hora de cambiar o cancelar una cita, tendrían que contactarte de nuevo. Esto significa pasar tiempo al teléfono o esperar con incertidumbre a recibir la confirmación por email.

Tu empresa tendría que consultar la agenda y elegir nuevamente día y hora. Esto no solo lleva tiempo, sino que también da pie a citas duplicadas por error.

En resumen, un software de este tipo te ahorra un tiempo muy valioso y te permite trabajar de forma más eficiente.

 Mayor satisfacción del cliente

Con un software de gestión de citas, estás dando más autonomía a tus clientes, porque ya no tendrán que esperar en el teléfono o tener que escribir un correo electrónico. Pueden elegir la fecha y la hora que más les convenga y, por lo tanto, podrán planificar su tiempo con mayor flexibilidad.

Estamos acostumbrados a la virtualidad, si atiendes a las necesidades y expectativas actuales con un software así, tendrás clientes más satisfechos.

 Más leads y más clientes

Las herramientas de reserva de cita funcionan 24 horas al día, los 7 días de la semana. Los usuarios pueden hacer una cita por Internet cuando lo deseen. Esto, para tu empresa, significa que dejarás de perder prospectos.

Además, hoy en día, las personas no quieren perder tiempo al momento de ponerse en contacto con las empresas de forma rápida y sencilla. Si tienen que elegir entre dos, y solo una de ellas ofrece la posibilidad de agendar citas online, muchos preferirán esta.

Por lo tanto, un software para gestionar citas te ayudará a conseguir leads y convertirlos en fieles clientes.

Mejor organización

Cuando optimizas tu sistema de gestión de citas, todo estará mejor organizado. Te vas a sentir menos estresado y podrás invertir recursos en tareas más importantes, como campañas de marketing mediante email o notificaciones push.

Las 5 mejores herramientas para programar citas en tu negocio

MeetFox

Puedes integrar MeetFox con la plataforma que tú elijas, lo que te permite llegar al público allí donde se encuentre. Sea en Instagram, LinkedIn, el buscador de Google o tu sitio web.

Los usuarios que acaban de conocer tu perfil de Instagram pueden, por ejemplo, reservar una cita contigo con un solo clic. MeetFox ofrece funciones como sincronización de calendarios, envío de recordatorios automáticos e integración con Slack, WordPress y muchas otras herramientas.

Sus dos características distintivas son:  la posibilidad de realizar videollamadas directamente en tu navegador, sin tener que descargar un software externo. También puedes realizar pagos a través de la plataforma, por ejemplo, si solicitas pagos por adelantado para reservar una cita.

MeetFox es la solución perfecta si tienes una pequeña o mediana empresa que está buscando un software de reservas sencillo y potente.

La versión Pro incorpora funciones adicionales a partir de 10 dólares por usuario/mes.

SimplyBook.me

Puedes integrar la herramienta en tu sitio web con un widget, o también te brinda la posibilidad de crear una página web con las plantillas disponibles y dirigir a ella a los usuarios a través de un enlace en las redes sociales o en Google.

SimplyBook.me te ofrece tanto funciones básicas como recordatorio e integraciones, y funciones avanzadas como la creación de formularios de registro para que los usuarios puedan introducir sus datos al hacer la reserva o el envío de correos electrónicos.

SimplyBook.me ofrece una versión gratuita, pero está limitada a 50 reservas al mes y solo permite utilizar las funciones más básicas.

Calendly

Una de las herramientas de citas más conocidas es Calendly. La herramienta puede integrarse directamente en tu sitio web o usarse como un widget emergente. Funciona tanto en navegador como en dispositivos móviles, e incluso puedes integrar en tu CRM.

Calendly también ofrece funciones de automatización geniales. De este modo, no sólo puedes definir situaciones para enviar recordatorios y confirmaciones de citas, sino que también podrás automatizar el envío de emails de seguimiento y encuestas después de una cita.

Puedes usar las funciones más sencillas gratuitamente, y también ofrecen el plan Essentials a partir de 8 dólares/mes.

Timify

Con Timify tus prospectos y clientes pueden reservar citas a través de un widget o escaneando un código QR. También sirve como calendario. Así que tienes dos opciones integrar con tu calendario de Google o puedes anotar todas las citas de la empresa directamente en el calendario de Timify.

Timify cuenta con una gran variedad de integraciones, por lo que es posible realizar pagos a través de la herramienta o reservar citas directamente en Google Maps.

Una excelente opción a considerar si trabajas con grupos con un número limitado de participantes, puedes establecer este límite en la plataforma.

El plan premium empieza a partir de 25 euros/mes.

Reservio

Reservio es una de las soluciones de reserva online más populares, es un tanto más básica que las otras que te mencionamos en la lista. Sigue ofreciendo funciones básicas, como notificaciones por email o sincronización con los calendarios de Google, entre otras.

Sigue siendo una herramienta eficaz para programar citas y mejorar tu atención al cliente, y el plan estándar tiene un costo de 14 euros/mes.

¿Listo para llevar tu negocio a otro nivel con un software para agendar citas?

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